Wyjazd studentów na studia w ramach programu Erasmus

I Warunki ogólne

Celem wyjazdu jest zrealizowanie przez studentów Wyższej Szkoły Humanistycznej we Wrocławiu programu studiów trwającego 1 lub 2 semestry na jednej z uczelni partnerskich, z którymi uczelnia macierzysta podpisała umowę o współpracy w roku akademickim 2014/15 lub odbycie praktyki w instytucji przyjmującej, zaakceptowanej przez uczelnię macierzystą.

Pobyt studenta w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 czerwca 2014 a 30 września 2015.

Pobyt studenta w instytucji partnerskiej (w uczelni – wyjazd na studia lub w przedsiębiorstwie – wyjazd na praktykę) nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie może być dłuższy niż 1, ten sam, rok akademicki.

Minimalny okres pobytu w instytucji partnerskiej odnosi się tylko do okresu studiowania/ praktyki i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego.

Jeżeli uzgodniony w LA/ TA program studiów/praktyki wymaga zrealizowania programu w dwóch różnych instytucjach, minimalny okres pobytu w każdej z nich to 3 miesiące, a maksymalny łączny czas pobytu to jeden, ten sam, rok akademicki.

Student może podczas swoich studiów, niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych, zrealizować:
a) jednokrotny wyjazd na studia (SMS),
b) jednokrotny wyjazd na praktykę (SMP).
Zasada ta odnosi się także do tych przypadków, w których pobyt studenta w uczelni partnerskiej trwał krócej niż 1 rok akademicki. Łączna długość pobytów SMS, SMP nie może przekroczyć 24 miesięcy.

Zasady rekrutacji studentów na wyjazd w ramach Erasmusa zamieszczono w zakładce  „Rekrutacja”.

W okresie pobytu na uczelni zagranicznej indeks studenta przechowywany jest w dziekanacie macierzystej uczelni.

II Uznawalność akademicka

Program studiów jest uzgodniony przed wyjazdem studenta pomiędzy studentem, uczelnią macierzystą i uczelnią partnerską w formie „Porozumienia o programie zajęć” (Learning Agreement, LA). W przypadku zaistnienia różnic programowych w stosunku do planu studiów na uczelni macierzystej, muszą być one określone przed wyjazdem studenta, który uzgadnia z uczelnią macierzystą termin i sposób ich uzupełnienia na piśmie.

Program praktyki jest uzgodniony przed wyjazdem studenta pomiędzy studentem, uczelnią macierzystą i instytucją przyjmującą w formie „Porozumienia o programie praktyki” (Training Agreement, TA). Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej.

Każda zmiana „Porozumienia o programie zajęć”/„Porozumienia o programie praktyki”, która będzie konieczna po przyjeździe studenta do instytucji partnerskiej zostanie zatwierdzona na piśmie w terminie jednego miesiąca od daty przyjazdu studenta przez wszystkie trzy strony. Wszelkie kolejne zmiany „Porozumienia o programie zajęć”/ „Porozumienia o programie praktyki”, które będą wymagane, zostaną oficjalnie uzgodnione przez wszystkie trzy strony i bezzwłocznie potwierdzone na piśmie.

Prawa i obowiązki studenta Erasmusa zostały zapisane m.in. w Karcie Studenta Erasmusa, którą każdy student otrzymuje od swojej uczelni macierzystej przed wyjazdem za granicę.

Częścią „Porozumienia o programie praktyki” jest Karta Jakości Praktyki dotycząca organizacji praktyki studenckiej. Karta Jakości Praktyki jest standardowym dokumentem, który określa role i zakres obowiązków stron zaangażowanych w organizację i przeprowadzenie praktyki studenckiej.

Z każdym studentem zakwalifikowanym na wyjazd w ramach programu Erasmus uczelnia macierzysta zawrze pisemną umowę. Niezbędne elementy umowy pomiędzy uczelnią a studentem określono w punkcie V.

Jeżeli okres studiów/praktyka zostaną zrealizowane w zadowalający sposób, instytucja partnerska przygotuje dla studenta „Wykaz zaliczeń” zgodnie z „Porozumieniem o programie zajęć” lub „Wykaz zrealizowanych prac” zgodnie z „Porozumieniem o programie praktyki”, na podstawie których uczelnia macierzysta uzna go za równoważny z okresem studiów/praktyki w uczelni macierzystej. W przypadku, gdy praktyka nie stanowi części programu studiów danego studenta, uczelnia macierzysta uzna praktykę poprzez zamieszczenie informacji o niej w Suplemencie do dyplomu.

Instytucja partnerska może odmówić przyznania punktów (ECTS lub podobnych) studentowi lub uznania okresu studiów w przypadku, gdy student nie uzyska osiągnięć akademickich/zawodowych na poziomie wymaganym przez instytucję partnerską lub w inny sposób nie spełni uzgodnionych z instytucją partnerską warunków wymaganych do uzyskania zaliczenia.

W przypadku nie uzyskania zaliczeń z przedmiotów określonych w „Porozumieniu o programie zajęć” lub nie zaliczenia praktyki określonej w „Porozumieniu o programie praktyki” student ma obowiązek zaliczenia ich na zasadach określonych w Regulaminie studiów uczelni macierzystej.

Student jest zobowiązany do rozliczenia się z realizacji programu zajęć/praktyki w instytucji partnerskiej, m.in. do przedłożenia zaświadczenia o okresie pobytu w instytucji partnerskiej, „Wykazu zaliczeń” lub „Wykazu zrealizowanych prac” i sprawozdania końcowego (Ankieta Stypendysty Erasmusa).

III Przedłużanie i skracanie pobytu

Przedłużenie pobytu w instytucji partnerskiej w ramach programu Erasmus jest możliwe tylko w obrębie jednego roku akademickiego. Nie można przedłużyć pobytu na kolejny rok akademicki, nawet bez otrzymania stypendium. Aby przedłużyć pobyt o kolejne miesiące w ramach tego samego roku akademickiego należy uzyskać zgodę instytucji partnerskiej i uczelni macierzystej przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu, uzgodnić „Porozumienie o programie zajęć”/ „Porozumienie o programie praktyki” na kolejny okres i podpisać stosowny aneks do umowy z uczelnią macierzystą i instytucją partnerską. Przedłużenie nie może wykraczać poza okres obowiązywania umowy (30 września 2015 r.).

Student odbywający za granicą część studiów w ramach programu Erasmus może skrócić czas pobytu, jeżeli zaliczył zajęcia, które były ustalone w Porozumieniu o programie zajęć (Learning Agreement). Skrócenie pobytu wiąże się z koniecznością zwrotu części stypendium z korektą do 0,25 miesiąca.

Jeżeli za granicą przydarzy się studentowi poważny wypadek, albo ciężko się rozchoruje, wówczas ma możliwość skrócenia pobytu z powodu tzw. “siły wyższej”, niezależnej od studenta. W takiej sytuacji konieczne jest natychmiastowe skontaktowanie się z macierzystą uczelnią. Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii „siła wyższa” konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji uczestniczącej w przekazywaniu grantu.

IV Zasady finansowania wyjazdu i rozliczenia finansowe

Uczelnia macierzysta zwalnia stypendystów Erasmusa z wnoszenia opłat czesnego w okresie pobierania nauki na uczelni partnerskiej/udziału w praktyce w instytucji przyjmującej.

Uczelnia partnerska nie może żądać od studenta żadnych opłat, np. w postaci czesnego, wpisowego, opłat egzaminacyjnych, opłat za korzystanie z laboratoriów i bibliotek, z tytułu ustalonego programu studiów. Pobieranie pewnych opłat przez uczelnię partnerską np. z tytułu ubezpieczenia, członkostwa w organizacjach studenckich, korzystania z kserokopiarki jest dopuszczalne na warunkach identycznych, jakie obowiązują studentów lokalnych.

W celu realizacji programu zajęć/praktyki student uzyskuje grant w postaci środków finansowych z Unii Europejskiej. Stypendium to jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji partnerskiej tj. kosztów podróży, przygotowania językowego i zwiększonych kosztów utrzymania za granicą. Grant nie jest przewidziany na pokrycie pełnych kosztów związanych z podróżą i utrzymaniem za granicą.

Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy. Część stypendium będzie wypłacona studentowi przed jego wyjazdem, a pozostała część – w ratach uzależnionych od długości pobytu. Ostatnią ratę należnego stypendium student otrzyma dopiero po powrocie z instytucji partnerskiej i przedłożeniu wszystkich wymaganych przez uczelnię macierzystą dokumentów.

Zgodnie z zasadami programu Erasmus instytucja przyjmująca na praktykę może, ale nie musi wypłacać studentowi osobnego wynagrodzenia. Sprawę tę reguluje ewentualna odrębna umowa między studentem a przedsiębiorstwem przyjmującym go na praktykę.

Student jest zobowiązany do zwrotu grantu w przypadku niewypełnienia obowiązków wynikających z podpisanej przez niego umowy na realizację programu zajęć/praktyki z uczelnią macierzystą. Zwrot grantu nie będzie wymagany w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od studenta, określonych jako działanie „siły wyższej” i po uzyskaniu pisemnej zgody Narodowej Agencji uczestniczącej w przekazywaniu grantu.

Dopuszcza się możliwość wyjazdu na studia/praktykę w ramach programu Erasmus bez stypendium. Wszystkich studentów, którzy spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczą w wyjeździe ale nie otrzymują stypendium (student Erasmusa bez stypendium) obowiązują takie same zasady jak studentów otrzymujących stypendium w ramach programu Erasmus, z wyjątkiem tych zasad, które odnoszą się do przyznanego stypendium.

Student realizujący program zajęć/praktyki w instytucji partnerskiej powinien mieć udokumentowane prawo do korzystania z ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczenia się od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w instytucji partnerskiej. W przypadku wyjazdu na praktykę student powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Studenci sami pokrywają koszty ubezpieczenia.

Student uczestniczący w wymianie zachowuje prawo do stypendiów naukowych i socjalnych, które nabył w trakcie trwania studiów na uczelni macierzystej.

Student ma obowiązek założenia rachunku bankowego w EURO, na który będzie przekazywany grant w ramach realizacji programu Erasmus.

Rozliczenie finansowe po powrocie studenta z wyjazdu następuje na podstawie sprawozdania końcowego złożonego w uczelni macierzystej przez studenta a będącego częścią umowy (Ankieta Stypendysty Erasmusa), zaświadczenia o okresie pobytu na uczelni partnerskiej/w instytucji przyjmującej i wykazu zaliczeń/potwierdzenia zrealizowania programu praktyki.

Prawidłowe wydatkowanie grantu wypłaconego przez uczelnię potwierdzają: umowa pomiędzy Uczelnią a studentem, Porozumienie o programie zajęć, dokument potwierdzający pobyt studenta w uczelni partnerskiej, wykaz zaliczeń i wyciągi z rachunku bankowego uczelni potwierdzające dokonanie przelewu na rachunek bankowy wskazany przez studenta.

Dodatkowy okres mobilności, związany z uzasadnionym i uzgodnionym z uczelnią macierzystą przedłużeniem pobytu przez studenta w instytucji partnerskiej, może być finansowany w zależności od wolnych środków przyznanych uczelni w ramach programu Erasmus na mobilność studentów. Środki te będą przyznawane ze środków niewykorzystanych przez uczelnię w ramach funduszu SM i/lub pochodzących z realokacji funduszy zwolnionych w wyniku rezygnacji beneficjentów z wyjazdów i/lub pochodzących z dodatkowych funduszy, które uczelnia otrzymała z Narodowej Agencji.

Uczelnia może zdecydować o połączeniu okresu studiów z okresem praktyki. Jest to możliwe jedynie w takim wypadku, kiedy praktyka będzie realizowana pod nadzorem tej samej uczelni przyjmującej, a okres praktyki będzie następował bezpośrednio po okresie studiów (lub odwrotnie: okres studiów bezpośrednio po okresie praktyki). W przypadku takiego łączonego pobytu ogólny minimalny czas jego trwania to 3 miesiące, a stawki wypłacanego stypendium są stawkami stosowanymi przy wyjazdach na studia.

Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym znacznym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem są dostępne na stronie internetowej www.erasmusplus.org.pl.

V Niezbędne elementy umowy pomiędzy uczelnią macierzystą a studentem

• numer umowy (indywidualny dla każdego studenta, zgodnie ze sposobem numerowania umów przyjętym w uczelni),
• stron umowy – uczelnia i student,
• celu umowy,
• czasu obowiązywania umowy,
• miejsca i czasu realizacji studiów,
• wysokości stypendium przyznanego z funduszy programu LLP- Erasmus,
• informacja o uzupełniającym charakterze stypendium Erasmusa,
• określenie warunków wypłaty stypendium (forma i sposób płatności, liczba rat, informacja o rachunku bankowym studenta, itp.),
• informacja o konieczności ustalenia i podpisania „Porozumienia o programie zajęć” (Learning Agreement – LA) przed wyjazdem do uczelni partnerskiej i konieczności pisemnego potwierdzania zmian wprowadzanych do LA/informacja o konieczności ustalenia i podpisania „Porozumienia o programie praktyki” (Training Agreement – TA) przed wyjazdem do instytucji przyjmującej i konieczności pisemnego potwierdzenia zmian wprowadzonych do TA,
• informacja o obowiązku dostarczenia przez studenta po powrocie z uczelni partnerskiej: potwierdzenia pobytu w uczelni partnerskiej, „Wykazu zaliczeń” (Transcript of Records) oraz Ankiety Stypendysty Erasmusa, a także określenie terminu dostarczenia powyższych dokumentów do uczelni macierzystej/Informacja o obowiązku dostarczenia przez studenta po powrocie z instytucji przyjmującej: zaświadczenia o okresie pobytu studenta na praktyce w instytucji przyjmującej oraz o zrealizowaniu założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej, Ankiety Stypendysty Erasmusa oraz sprawozdania z praktyki, a także określenie terminu dostarczenia powyższych dokumentów do uczelni macierzystej,
• klauzula potwierdzająca, że student nie otrzymał stypendium na pokrycie tych samych kosztów z innych programów wspólnotowych lub inicjatyw Komisji Europejskiej,
• informacja o obowiązku uzyskania przez studenta dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE i konieczności ubezpieczenia się (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej i konieczności ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej w przypadku wyjazdu na praktykę,
• określenie przypadków, w których zachodzi konieczność zwrotu stypendium przez studenta,
• oświadczenie o nieskorzystaniu dotychczas z wyjazdu na studia/praktykę w programie Erasmus,
• ochrona danych osobowych i ich przetwarzane – wyłącznie w związku z realizacją oraz kontynuacją umowy przez Narodową Agencję oraz Komisję Europejską, z uwzględnieniem konieczności przekazywania danych organom odpowiedzialnym za inspekcje oraz audyt zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym,
• określenie, że stypendium praktykanta podlega warunkom umowy, obowiązującym przepisom wspólnotowym oraz zgodnie z zasadą subsydiarności – prawu polskiemu. Beneficjent ma możliwość wniesienia sprawy sądowej zgodnie z obowiązującym prawem krajowym,
• podpisy obu stron umowy,
• data podpisania umowy.

Dodatkowe elementy umowy pomiędzy uczelnią macierzystą a studentem – beneficjentem programu LLP-Erasmus (wyjazd na praktykę)

WARUNKI OGÓLNE:
1. Odpowiedzialność
Warunki wyłączenia/ zwolnienia z/ od odpowiedzialności cywilnej.
2. Rozwiązanie umowy
Warunki rozwiązania umowy:

• w przypadku niezrealizowania przez Beneficjenta któregokolwiek ze zobowiązań wynikających z umowy;
• w razie rozwiązania umowy przez Beneficjenta z powodu działania „siły wyższej”.

3. Ochrona danych
Wszystkie dane osobowe zawarte w umowie będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. Dane będą przetwarzane wyłącznie w związku z realizacją umowy i działaniami uzupełniającymi realizację umowy przez Uczelnię, Narodową Agencję i Komisję Europejską, z możliwością przekazania danych władzom odpowiedzialnym za inspekcję i audyt zgodnie z prawodawstwem Wspólnoty (Trybunał Obrachunkowy lub Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)). Na pisemny wniosek Beneficjent może uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i skorygować wszelkie informacje, które są niepoprawne lub niepełne. Beneficjent powinien kierować wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania swoich danych osobowych do Uczelni i/lub Narodowej Agencji. Beneficjent może wnieść skargę z tytułu przetwarzania swoich danych osobowych przez Uczelnię i/lub Narodową Agencję do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w odniesieniu do korzystania z tych danych przez Komisję Europejską.

4. Kontrole i audyty
Strony umowy zobowiązują się do przedstawienia wszelkich szczegółowych informacji, o które wnioskuje Komisja Europejska, Narodowa Agencja lub każda inna zewnętrzna instytucja upoważniona przez Komisję Europejską lub Narodową Agencję w celu skontrolowania, czy praktyka i przepisy umowy są prawidłowo realizowane.